Kopano ist eine Abspaltung des Groupware-Servers Zarafa, der seit Mai 2017 nicht mehr weiterentwickelt wird. Kopano führt Zarafa fort, wobei einige Komponenten übernommen und andere neu geschrieben wurden. Es handelt sich um eine Open-Source-Software und damit kein geschlossenes Produkt. Vielmehr arbeiten der Hersteller, die Community und die Nutzer daran, die Funktionen kontinuierlich zu erweitern. Der Vertrieb erfolgt über Partner auf Subskriptionsbasis pro Benutzer und Jahr. Die Einnahmen ermöglichen es dem Hersteller, durch weiterführende Tests, Tuning und ein Troubleshooting für unterschiedliche Browser, Distributionen und Konfigurationen die Funktion sicherzustellen.
Darüber hinaus erhalten Nutzer Support, was im produktiven Einsatz dringend zu empfehlen ist. Je nach Funktionsumfang gibt es die drei verschiedenen Subskriptionen Basic, Pro und Enterprise, innerhalb derer wiederum einzelne Features wie die Dateibearbeitung im Team oder die Nutzung von Web Meetings einzeln dazugebucht werden können. Die Unterschiede und Optionen sind auf der Homepage sehr übersichtlich beschrieben.
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