Interview

»IT-Administrator:Collaboration hat viele Facetten – was hat sich in den letzten Jahren beim gemeinsamen Bearbeiten von digitalen Dokumenten getan? Gibt es hier aktuelle Trends?«

Thomas Zellmann: Bereits vor der Pandemie zeichnete sich ein Trend ab: Arbeitsgruppen werden räumlich wie auch zeitlich immer mehr verteilt. Das hat den Bedarf an kollaborativen Werkzeugen massiv erhöht – und damit die Anforderungen an IT-Administratoren. Um etwa Dokumente einfach und sicher zur gemeinsamen Nutzung bereitzustellen, bedarf es gerade beim Zugriff auf Cloudspeicher Techniken zu berechtigungsbasierter Sicherheit und in das Dokument integrierter Verschlüsselung. Ebenso wichtig ist es, dass Prüfer die Möglichkeit haben, Kommentare und Vorschläge zu einem Dokument hinzuzufügen und das Feedback der anderen einzusehen. Und natürlich sollten Kollaborationstools so verzahnt wie möglich sein, etwa um Dokumente direkt in der Anwendung zu konvertieren, zu bearbeiten und mit den Kollegen zu teilen.

»Unsere Leser kommen vor allem aus dem Mittelstand. Der ist im Bereich Digitalisierung oft als nicht besonders innovationsfreudig verschrien. Wie steht es denn hier momentan um das vielbeschworene papierlose Büro?«

Während größere Unternehmen häufig bereits ein hohes Maß an papierlosen Prozessen umsetzen konnten, stehen KMU oft noch am Anfang. Zwar sind auch ihnen die Vorteile bekannt, aber die Hürden oft vermeintlich schwerer überwindbar. Für die zwei wohl meistgenannten Einwände gibt es aber einfache Antworten, die gerade mittelständischen Unternehmen einleuchten: Erstens die Angst vor Veränderung – für viele ist es ein sicherer Hafen, bei dem zu bleiben, was doch bisher auch funktionierte. Ich empfehle hier gerade KMU-Entscheidern, sich im eigenen Netzwerk umzuhören und zu beobachten, wie andere bereits erfolgreich papierlos arbeiten.

»Und was ist die zweite Sorge in

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