In den meisten Unternehmen fallen zahlreiche Dokumente aus höchst unterschiedlichen internen und externen Quellen an: Auftraggeber und Lieferanten senden Begleitpapiere wie Aufträge, Lieferscheine, Zertifikate, Sicherheitsdatenblätter oder Rechnungen in Papierform. Anwendungssoftware in der Produktion, im Labor oder in der Buchhaltung erzeugt weitere Dokumente in Papierform oder als PDF. Eine PDF-Datei wird aber in aller Regel nicht von einem übergeordneten System verlinkt und archiviert und deswegen in aller Regel auch wieder ausgedruckt. In einem batchweise produzierenden Unternehmen oder Dienstleistungsgewerbe werden zudem handschriftlich Aufzeichnungen über die ausgeführten Tätigkeiten auf Formularen oder Datenblättern festgehalten. Diese Dokumente haben gemeinsam, dass sie auf Papier erzeugt, geliefert oder weitergereicht werden:
- Auftraggeber: Aufträge mit SAP-PO Nummer; Probenbegleitpapiere
- Lieferanten: Lieferscheine, Zertifikate, Rechnungen; Hersteller: Spezifikationen, Sicherheitsdatenblätter
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