Eine einheitliche Definition der Anwendungsdokumentation gibt es nicht. Vielmehr findet sich in der einschlägigen Fachliteratur eine Reihe von Begriffen, die im Zusammenhang mit der Dokumentation von Anwendungen Verwendung finden. Hierzu zählen neben Anwendungsdokumentation unter anderem auch Verfahrens-, Architektur- oder Software- sowie Anforderungsdokumentation. Verwirrenderweise werden diese Begriffe manchmal synonym verwendet, vielfach aber beschreiben sie unterschiedliche Dokumentationsfelder. Erschwerend kommt hinzu, dass es bei der Frage nach den Inhalten sehr davon abhängt, von wem oder mit welcher Zielrichtung die Anwendungsdokumentation gefordert wird.
In der Software-Entwicklung spielt das Thema "Requirements Engineering" und damit auch die Dokumentation von Anforderungen eine wichtige Rolle. Das Ziel des Anforderungsmanagements ist es, ein gemeinsames Verständnis über ein zu entwickelndes System zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu erreichen. Die Anforderungen an die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme)-Konformität der Dokumentation finden vor diesem Hintergrund jedoch in der Regel keinen Niederschlag. Eine Dokumentation aus Compliance-Sicht wird hingegen sicherlich andere Schwerpunkte einfordern.
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