Anforderungen und Strategien zur E-Mail-Archivierung

Während eine juristische Ansicht ganz pragmatisch auf den Sinn und Zweck der E-Mails abstellt und zu dem Schluss kommt, dass diese schon ihrem Inhalt nach Handelsbriefe seien und darum unter die gleichen Archivierungsvorschriften fallen würden, lehnten andere Ansichten derartige Verpflichtungen rundherum ab: Schon mangels "Verkörperung" wären E-Mails ja noch nicht mal als Urkunde im rechtlichen Sinne geeignet und könnten darum als solches auch kein (Handels-) Brief sein.

Doch seit 1. Januar 2006 ist der Streit entschieden. Durch eine Gesetzesänderung hat der Gesetzgeber klargestellt: E-Mails sind "elektronische Handelsbriefe" und müssen folgerichtig archiviert werden. Der Streit hat ein Ende, doch die Probleme haben damit erst begonnen. Bislang galt bei E-Mails nämlich das Prinzip ex und hopp. Aber nun? Wie archiviert man eine derartige unkontrollierte, unsortierte Datenflut? Diese heikle Mischung aus echten E-Mails, reinem Geplänkel, privaten Nachrichten und totalem Datenmüll? Wie soll das getrennt sein und vor allem: wohin eigentlich mit dem ganzen Speichervolumen? Wer soll das alles bezahlen? Und überhaupt: Welche Anforderungen werden an ein solches Archiv gestellt?

Unbequeme Fragen, unbequeme Antworten

Viele Fragen, auf die es auch durchaus Antworten gibt. Die jedoch sind oft so unbequem, dass sie viele nicht wahrhaben wollen.

Beginnen wir also mit einer guten Nachricht: Interne E-Mails zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens sind mangels Außenwirkung per se keine Handelsbriefe und müssen nicht archiviert werden. Lediglich ein- und ausgehende E-Mails sind also betroffen, das reduziert das Volumen schon einmal erheblich.

Nun zu den schlechten Nachrichten: Handelsbriefe sind mitnichten nur Dinge wie Rechnungen oder andere Dokumente mit Zahlen, Steuersätzen oder Finanzdetails. Stattdessen umfasst der Begriff des Handelsbriefs alle Briefe, die zur Vorbereitung, Durchführung, Abwicklung oder Rückabwicklung eines Handelsgeschäfts dienen. Oder anders ausgedrückt: Abgesehen von Spam und privaten Nachrichten ist im Zweifel so gut wie jede E-Mail, die das Unternehmen empfängt oder versendet, ein elektronischer Handelsbrief. Da kommt ein gehöriges Volumen zusammen – insbesondere, weil normale Handelsbriefe sechs Jahre, steuerlich relevante Daten zehn Jahre aufzubewahren sind. An dieser Stelle hört die handelsrechtliche E-Mail-Archivierung bereits auf, Spaß zu machen.

Duplizieren reicht nicht

Natürlich haben auch viele Unternehmen ein eigenes egoistisches Interesse daran, aus- und eingehende E-Mails zu archivieren, beispielsweise um im Streitfall später gewisse Umstände beweisen oder zumindest besser nachvollziehen zu können. Mancher Admin und Geschäftsführer richten ihre Mailrelays seit jeher so ein, dass von allen E-Mails stets eine Kopie in ein Archiv-Postfach geschrieben wird, das im Idealfall tageweise weggesichert wird. Unter Postfix ist das über Parameter wie »always_bcc« oder »sender_bcc_maps« problemlos möglich. Doch wer sich mit dieser simplen Lösung auf der sicheren Seite wähnt, der irrt gewaltig.