E-Mail-Archiv für Kleinunternehmen

Ablage im Eigenbau

Harald Zisler

Für das Archivieren von E-Mails samt Anhängen reichen schon einfache Mittel. Eine unaufwändige Lösung kommt besonders Kleinbetrieben entgegen. Dieser Beitrag diskutiert Ansätze unter Linux und FreeBSD, die auf Standardhilfsmittel setzen.

Aus ADMIN 02/2012

Mit E-Mail-Diensten muss sich jeder Administrator früher oder später einmal beschäftigen. Das zur CeBIT erscheinende ADMIN 02/2012 gibt dazu Praxis-Tipps und ... (mehr)

Gewerbetreibende und Selbstständige müssen alle E-Mails und elektronischen Dokumente mit geschäftlichem Bezug archivieren. Die Verpflichtung dazu ergibt sich aus Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) sowie des Handelsgesetzbuchs (HGB) [1]. Weitere detaillierte Ausführungen sind in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) und den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) dargestellt. Außerdem hilft die geordnete Archivierung von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten unabhängig vom gesetzlichen Zwang, Sachverhalte später noch zu rekonstruieren.

Dateiformate

E-Mails enthalten oft Anhänge, die mit diversen Office-Anwendungen erstellt wurden. Deren Langzeitspeicherung kann Probleme bereiten, denn die Dateiformate dieser Programme befinden sich im ständigen Wandel. Dennoch sollen die Dokumente lange Zeit lesbar bleiben. Die Speicherung im reinen Textformat bietet dabei die meisten Vorteile, denn Textdateien lassen sich leicht durchsuchen und auch in Datenbanken speichern.

Das Rich Text Format (RTF) erhält die (meisten) Seitenformatierungen und bietet gleichzeitig alle Vorteile von reinen Textdateien. In OpenOffice (und Libre-Office) lässt sich über das Menü »Extras | Optionen | Laden/Speichern | Allgemein« im Feld »Immer speichern als:« das Rich-Text-Format dauerhaft festlegen (Bild 1).

Auch PDF-Dateien lassen sich mit Standard-Werkzeugen wie »pdfgrep« [8] oder »pdftotext« durchsuchen, die allerdings nicht bei allen Dokumenten funktionieren. Wenn das PDF mittels Druckfunktion oder dem CUPS-PDF-Drucker erstellt wurde, dann sind diese Standardwerkzeuge deshalb nicht einsetzbar, weil dann der Text wie eine Grafik behandelt wird.

Datenquellen

Ausgefeilte, große Archivierungslösungen greifen ein- und ausgehende E-Mails beim firmeninternen Mail-Server ab, der alle Mails kopiert und im Archiv abgelegt. In Kleinunternehmen fehlt dafür meist die Infrastruktur, weil üblicherweise ein externer Dienstleister die E-Mail-Konten führt. Wenn der E-Mail-Client jedoch das Ablageformat Maildir verwendet, dann entspricht jeder E-Mail eine einzelne Datei und damit wiederum bieten sich für die Archivierung in einem Kleinbetrieb folgende Methoden an:

Beim lokalen E-Mail-Client werden die Inhalte des geschäftlichen Postein- und Ausgangs regelmäßig ins Archiv kopiert. Dies funktioniert auch bei mehreren Benutzern.
Vom lokalen E-Mail-Client aus werden zu archivierende Mails manuell an einen Archiv-Account versandt. Diese Methode setzt aber disziplinierte Benutzer voraus.
Erledigte ein- und ausgegangene E-Mails werden, analog zum Papierschriftverkehr, manuell in ein Ablageverzeichnis kopiert. Diese Variante soll im Folgenden weiterverfolgt werden.