Ein idealer M365-Tenant lebt, was E-Mail angeht, komplett in der Cloud. Ein- und ausgehende Nachrichten werden durch Exchange Online Protection (EOP) auf Spam und Malware überprüft. Alle Anwendungen mit Zugriff auf E-Mail und Kalender sind cloudintegriert und interagieren mittels Microsoft Graph oder wenigstens Exchange Web Services (EWS) mit den Daten des Tenants, inklusive der Postfachinhalte. Leider setzen viele Organisationen noch herkömmliche, nicht an die Cloud angepasste Anwendungen ein. Andere sind Regularien in Bezug auf E-Mail-Sicherheit unterworfen oder haben eigene Vorstellungen darüber, wie ihr Umgang mit dem Medium E-Mail aussehen soll.
Das wohl am häufigsten auftretende "problematische" Nutzungsszenario im Exchange-Online-Mailtransport betrifft Multifunktionsdrucker mit Scan-to-Mail-Funktion oder andere Vorrichtungen, die gern mittels SMTP E-Mails versenden. Dazu gehören üblicherweise Monitoringsysteme, die E-Mail als Medium für die Alarmierung nutzen. Aber auch ERP- und Zahlungssysteme verwenden bisweilen E-Mails, um Dokumente oder sogar
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