Hornetsecurity Advanced E-Mail Signature and Disclaimer

Mit freundlichen Grüßen

von Sandro Lucifora

Die E-Mail-Signatur ist nicht nur ein Aushängeschild des Unternehmens, sie muss auch gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Für eine einheitliche und rechtskonforme Darstellung ist ein zentrales Tool von Vorteil. Im Mai schaltete Hornetsecurity eine neue Version seiner cloudbasierten Lösung "Advanced E-Mail Signature and Disclaimer" frei. Dabei scheint jedoch nicht alles fertig geworden zu sein.

Aus IT-Administrator 08/2018

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Die meisten Mitarbeiter schenken Signaturen und möglichen Disclaimern keine besondere Aufmerksamkeit. Zwar möchte ein Unternehmen nach außen eine einheitliche Darstellung, doch in der Praxis ist es oft so, dass Kollegen entweder notwendige Anpassungen nicht mitbekommen oder, wenn sie neu im Team sind, meist nicht erfahren, wie eine Signatur auszusehen hat. Die logische Konsequenz ist, dass sie sich falsche Signaturen bei anderen abschauen oder sich eine eigene erstellen.

Im Idealfall verwaltet der Administrator die Signaturen und sorgt dafür, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben am Ende der E-Mail angefügt sind. Statt jedoch an jedem Computer, Smartphone oder Tablet der Mitarbeiter die Signatur einzeln einzurichten, bietet sich für so ein Vorhaben ein zentrales System an.